Ordnerwände im Keller, Kartons auf dem Dachboden: Viele Betriebe bewahren Unterlagen länger auf als nötig – oder wissen nicht, ob sie Papier nach dem Scannen wegwerfen dürfen. Hier der Überblick.
Die wichtigsten Fristen
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Rechnungen und Buchungsbelege (z. B. Kassenbons, Kontoauszüge, Lieferscheine mit Buchungsbezug) | 8 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr) | 6 Jahre |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre |
Für Rechnungen und Buchungsbelege galten früher 10 Jahre. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist auf 8 Jahre verkürzt – und zwar für alle Unterlagen, deren Frist zum 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Wichtig: Die Frist beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 müssen Sie also bis Ende 2034 aufheben. Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Verfahren, verlängert sich die Frist.
Darf ich Papier nach dem Scannen wegwerfen?
In den meisten Fällen ja. Man spricht vom ersetzenden Scannen. Dafür gelten nach den GoBD einige Regeln:
- Der Scan muss vollständig und gut lesbar sein und dem Original entsprechen.
- Die Datei wird unveränderbar abgelegt, zum Beispiel als PDF/A in einem Archivsystem.
- Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wer wann wie scannt und wo die Dateien liegen.
- Einige Unterlagen müssen trotzdem im Original bleiben, etwa notarielle Urkunden, Eröffnungsbilanzen und Zolldokumente.
E-Rechnungen: Das Original ist die Datei
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bei einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung ist die Datei selbst das Original. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF-Ansicht reicht nicht – die ursprüngliche Datei muss unverändert und lesbar archiviert werden.
So wird das Büro papierlos
Am einfachsten gelingt das mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS):
- Eingangspost wird gescannt, E-Rechnungen und PDF-Anhänge kommen direkt aus dem E-Mail-Postfach.
- Jedes Dokument ist per Volltextsuche in Sekunden wiederzufinden.
- Die Ablage erfolgt automatisch nach Lieferant, Dokumenttyp und Datum.
- Die Daten liegen sicher auf einem Server in Ihrem Büro – mit regelmäßiger Datensicherung.
Wir richten Ihnen ein solches System komplett ein: Unser DMS-Angebot.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Welche Fristen in Ihrem Einzelfall gelten, klärt Ihr Steuerberater.
Schluss mit Papierbergen? Wir beraten Sie zum DMS.
Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt.