Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B) wird die elektronische Rechnung schrittweise Pflicht. Eine PDF-Datei per Mail ist dabei keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Die Fristen
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand gilt für alle Unternehmen.
Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer.
Was heißt das für Ihre IT?
- Ein zentrales Postfach für eingehende Rechnungen.
- Eine Software, die E-Rechnungen lesbar anzeigt, prüft und in die Buchhaltung übernimmt.
- Revisionssichere Archivierung – zum Beispiel mit einem Dokumentenmanagementsystem.
- Eine zuverlässige Datensicherung (siehe Datensicherung leicht gemacht).
Wir unterstützen Sie bei der technischen Umsetzung – von der Einrichtung bis zur Sicherung. Für steuerliche Fragen ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.
E-Rechnung im Betrieb einrichten? Wir beraten Sie gern.
Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt.